1. Giriş
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20. maddesi uyarınca, herkes kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını talep etme hakkına sahiptir. Bu hak, kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ile kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlenmiştir. Bu doğrultuda hazırlanan bu Politika’nın amacı KVK Kanunu düzenlemelerine ilişkin yükümlülüklere uyumun sağlanmasıdır.
İşbu Politika’nın amacını, Politika ile yönetilen, kefil, müşteri, ziyaretçi, tedarikçi ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunması, bu Politika’daki esaslarla paralel olarak kaleme alınan Orient Sigorta Çalışanlarının Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Politika altında yönetilmektedir.
KVK Kanunu ve ilgili diğer mevzuat ile Orient Sigorta Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası arasında çelişki bulunması halinde, yürürlükte bulunan mevzuat uygulama alanı bulacaktır.
2. Amaç
Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla Orient Sigorta Anonim Şirketi (“Orient Sigorta”) Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) hazırlanmıştır.
Politika ile Orient Sigorta tarafından yürütülen faaliyetlerin KVK Kanunu’nda yer alan ilkelere uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.
3. Kapsam
İşbu Politika’nın kapsamı dâhilinde kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıdaki şekilde kategorize edilmiştir:
|
Müşteriler |
Herhangi bir sözleşmesel ilişki olup olmadığına bakılmaksızın Orient Sigorta tarafından yürütülen faaliyetler kapsamında iş ilişkileri dolayısıyla kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler |
|
Üçüncü Kişiler |
Politika’da tanımlanmamış olmasına rağmen işbu Politika çerçevesinde kişisel verileri işlenen tedarikçi, acente, aday acente, stajyer vb. dâhil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere diğer gerçek kişiler |
4. Tanımlar
İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:
|
Açık rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
|
Anonim hale getirme |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi |
|
Tedarikçi |
Orient Sigorta’ya ürün ya da hizmet sunan gerçek kişiler |
|
Kişisel sağlık verisi
|
Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetiyle ilgili bilgiler |
|
Kişisel veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi |
|
Kişisel verilerin işlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem |
|
KVK Kanunu |
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
|
KVK Kurulu |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
|
KVK Kurumu |
Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
|
Özel nitelikli kişisel veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
|
TCK |
5237 sayılı Türk Ceza Kanunu |
|
Veri işleyen |
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi |
|
Kişisel veri sahibi |
KVK Kanunu’nda “ilgili kişi” olarak addedilen, kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
|
Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu |
Orient Sigorta bünyesinde kişisel verileri işlenen kişisel veri sahiplerinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde açıklanan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu |
|
Veri sorumlusu |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi |
|
Veri Sorumluları Sicili |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde Başkanlık tarafından tutulan veri sorumluları sicili |
|
Veri Envanteri |
Orient Sigorta’nın iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grubu ve ilgili kişisel veri sahibi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve detaylandırdığı envanter |
5. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler
KVK Kanunu’nun 3. maddesi uyarınca, kişisel verilerinin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kişisel verilerin işlenmesi kapsamına girmektedir.
Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:
a. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
Şirketimiz, Anayasa başta olmak üzere, KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak, kişisel verileri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütür.
b. Doğru ve gerektiğinde güncel olma
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesi faaliyeti yürütülürken kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik her türlü idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
c. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetine başlamadan önce kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir.
d. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
Şirketimiz tarafından kişisel veriler, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Sonradan kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.
e. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
Şirketimiz, kişisel verileri, KVK Kanunu ve ilgili ve mevzuatta öngörülen veya veri işleme faaliyetine ilişkin amaçların gerektirdiği süre ile sınırlı olarak saklamaktadır.
6. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Şirketimiz, kişisel veri sahibinin açık rızası ile veya KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde öngörülen hallerde açık rıza olmaksızın kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri işleyebilmektedir.
6.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi
Şirketimiz kişisel veri işleme faaliyetlerini KVK Kanunu’nun 5. maddesinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir:
a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
c. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
d. Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
e. Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
f. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
g. Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
6.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi:
Şirketimiz, hukuka aykırı olarak işlendiklerinde ayrımcılık yaratma riski taşıyan özel nitelikli olarak belirtilen kişisel verilerin işlenmesinde KVK Kanunu’nun 6. maddesinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak, KVK Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki hallerde kişisel veri sahibinin açık rızası olmamasına rağmen özel nitelikli kişisel verileri işlenebilecektir:
a. Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi:
Kişisel sağlık verileri; (i) KVK Kurulu tarafından öngörülecek yeterli önlemleri almak, (ii) genel ilkelere uygun davranmak, (iii) sır saklama yükümlülüğü altında bulunmak kaydıyla aşağıda sıralanan şartlardan birinin varlığı halinde işlenebilecektir:
- Kişisel veri sahibinin yazılı açık rızası
- Kamu sağlığının korunması
- Koruyucu hekimlik
- Tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
- Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi
b. Sağlık ve Cinsel Hayat Dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Bu kapsamdaki veriler, kişisel veri sahibinin açık rızasının bulunması veya kanunlarda öngörülen hallerde mümkün olacaktır.
6.3. Şirketimiz Tarafından İşlenen Kişisel Verilere İlişkin Kategorizasyon
Orient Sigorta Tarafından İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
|
Kişisel Veri Kategorisi |
Açıklaması |
İlgili Kişisel Verinin İlişkili Olduğu Veri Sahibi Kategorisi |
|
Aday Müşteri Verisi |
Ticari faaliyetlerden yararlanmak için ilk adımda temin edilen ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler |
Aday Müşteriler |
|
Bayi/Acente/Brokerlik Verisi
|
Firma'nın uygulamalarını kullanarak Firma ile sözleşmeye dayanarak muayyen bir yer veya bölge içinde daimi surette Firma adına satış yapan sözleşmenin akdinden önce hazırlık çalışmalarını yürüten ve sözleşmenin uygulanması ile tazminatın ödenmesinde yardımcı olan gerçek kişi |
Müşteriler, Acenteler, Brokerler, Acente Ortakları |
|
Denetim ve Teftiş Verisi |
Firmanın kanuni yükümlülükleri ve firma politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler (İç denetim ve yasal uyum raporları ve ilgili kayıtlar) |
Müşteriler, Acenteler, Tedarikçiler |
|
Müşteri Verisi |
Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler |
Müşteriler |
|
Personel İşlem Verisi |
Personelin veya çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin kişisel verileri (iş seyahatleri, araç kullanım bilgisi) |
Müşteriler, Tedarikçiler, Acenteler |
|
Üçüncü Kişiler |
Kişisel verileri işlenen tedarikçi, kefil, mağdur/hak sahibi, aile bireyleri vb. dâhil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere diğer gerçek kişiler |
Acenteler, Tedarikçiler |
|
Müşteri İşlem Verisi |
Ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler |
Müşteriler, Dış Avukatlar, İş Ortakları |
|
Tedarikçi Verisi |
Ürün ya da hizmetin sunulabilmesi için gereken bilgiler |
Tedarikçiler, Eksperler, Tahkikatçılar |
7. Kişisel Verilerin Güvenliğinin ve Gizliliğinin Sağlanması
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
7.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler
Orient Sigorta kişisel verilerinizi korumak amacıyla her türlü teknik, teknolojik güvenlik önlemlerini almış olup olası risklere karşı kişisel verilerinizi koruma altına almıştır.
7.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler
- KVK Kanunu’na ilişkin şirket çalışanlarının eğitilmesi ve bilinçlendirilmesi,
- Kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini yerine getireceğine ilişkin kayıt eklenmesinin sağlanması,
- KVK Kanunu’na uyum için yerine getirilmesi gerekenlerin tespit edilmesi ve uygulamaları için iç politikaların hazırlanması,
7.3. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgili veri sahibine ve Kurul’a bildirecektir.
8. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Saklama Süreleri
8.1. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Orient Sigorta, aşağıda belirtilen birimler tarafından ilgili amaçlar doğrultusunda veri sahibine ait kişisel verileri toplamakta, işlemekte ve aktarmaktadır:
Aday Müşteri Verisi; Ferdi Kaza ve Sorumluluk birimi tarafından ürün sorumluluk sigortası için firma bulunması amacıyla işlenmekte ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi (SBM)’ne aktarılmaktadır.
Bayi/Acente/Brokerlik Verisi; Aktüerya Raporlama birimi tarafından acente ve broker borç/üretim süreçlerinin yürütülmesi ve takip edilmesi, acente performans takibinin yapılması, reasürans sürecinin takibinin yapılması amacıyla işlenmekte ve Hazine Müsteşarlığına aktarılmaktadır.
Fon Yönetimi- Tahsilat birimi tarafından acente komisyon ödeme sürecinin yürütülmesi ve takip edilmesi amacıyla işlenmekte ve Akbank’a aktarılmaktadır.
Satış Pazarlama birimi tarafından acente tanımlama sürecinin yürütülmesi, acente performans takibinin yapılması, acente başvuru süreçlerinin yürütülmesi, acentenin Dask online üzerinden tanımlanması, fesih sürecinin yürütülmesi, SBM online sistemine kurum tanımlama sürecinin yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve notere, Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi (SBM)’ne, Dask online sistemine ve Vizyoneks sistemine aktarılmaktadır.
Denetim ve Teftiş Verisi; İç Denetim birimi tarafından iç denetim sürecinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.
Müşteri İşlem Verisi; Aktüerya Raporlama birimi tarafından tazminat sürecinin yürütülmesi, dava sürecinin yürütülmesi ve takip edilmesi, aktüerya işleminin gerçekleştirilmesi, raporlama sürecinin yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve aktüere, Hazine Müsteşarlığına, Al-Futtaim’e aktarılmaktadır.
Bireysel Sigortalar birimi tarafından bireysel sigortacılık süreçlerinin yürütülmesi, kasko sigorta poliçesinin oluşturulması, filo teklif sürecinin yürütülmesi, müşteri poliçe oluşturulması amacıyla işlenmekte ve SBM’ye, reasürörlere, acentelere, brokerlere, Al-Futtaim’e, Oto Analiz’e aktarılmaktadır.
Yangın ve Mühendislik Sigortaları, Ferdi Kaza ve Sorumluluk Sigortaları, Nakliyat Sigortaları birimleri tarafından müşteri poliçelerinin oluşturulması, ferdi kaza sigorta süreçlerinin yürütülmesi, üçüncü parti firmalara raporlama yapılması, yangın ve mühendislik sigortacılık süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve acentelere, brokerlere, reasürörlere, Al-Futtaim’e ve SBM’ye aktarılmaktadır.
Hasar birimi tarafından hasarın tespiti ile sigortalı veya lehdara ödeme yapılması, eksper atama sürecinin yürütülmesi, müşterinin hasar dosyasının takibinin yapılması amacıyla işlenmekte ve acentelere, reasürörlere, harici avukatlara, eksperlere, tahkikatçılara, ilgili sigorta şirketlerine ve Al-Futtaim’e aktarılmaktadır.
Muhasebe birimi tarafından beyanname sürecinin yürütülmesi, sisteme fiş girişinin yapılması, mali raporun (Tablo-10) hazırlanması, aylık raporun (Tablo-70) hazırlanması amacıyla işlenmekte ve Hazine Müsteşarlığı’na aktarılmaktadır.
Müşteri Verisi; Bilgi Teknolojileri birimi tarafından bildirimlerin yapılması amacıyla işlenmekte ve serbest muhasebeci mali müşavire aktarılmaktadır.
Fon Yönetimi-Tahsilat birimi tarafından tahsilat sürecinin yürütülmesi, prim iptal-iade süreçlerinin yürütülmesi, vadesi gelen borçların takibinin yapılması amacıyla işlenmektedir.
Hasar birimi tarafından suiistimal araştırması yapılması amacıyla işlenmekte ve SBM’ye aktarılmaktadır.
İnsan Kaynakları birimi tarafından OECD ve FATCA raporlaması yapılması amacıyla işlenmekte ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na aktarılmaktadır.
Personel İşlem Verisi; İnsan Kaynakları birimi tarafından kargo işlemlerinin takibinin yapılması amacıyla işlenmektedir.
Muhasebe birimi tarafından prim takibinin yapılması, masraf ödemelerinin yapılması amacıyla işlenmekte ve Akbank’a ve Al-Futtaim’e aktarılmaktadır.
Tedarikçi Verisi; Hasar birimi tarafından eksper ve tahkikatçı tanımlama sürecinin yürütülmesi, anlaşmalı servis sürecinin yürütülmesi, tahkikatçı atama sürecinin yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve SBM’ye aktarılmaktadır.
Muhasebe birimi tarafından BA / BS raporlama sürecinin yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve serbest muhasebeci mali müşavire aktarılmaktadır.
Üçüncü Kişiler; İnsan Kaynakları birimi tarafından kargo işlemlerinin takibinin yapılması amacıyla işlenmektedir.
8.2. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri
Şirketimiz kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit eder. İlgili mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süreye riayet eder; bir sürenin öngörülmemiş olması hâlinde kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş ve ilgili mevzuat ve/veya Şirketimizin belirlediği saklama sürelerinin sonuna gelinmişse yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilecektir. İleride kullanılabilme ihtimaline dayanılarak Şirketimiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır.
9. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi
KVK Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine Şirketimiz tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Bu hususa ilişkin usul ve esaslar KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturacak ikincil mevzuata göre yerine getirilecektir.
9.1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri
Örnek: fiziksel olarak yok etme, yazılımdan güvenli olarak silme, uzman tarafından güvenli olarak silme…
9.2. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri
Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir hale getirilmesini ifade eder.
Örnek: maskeleme, veri türetme, takma ad kullanma, toplulaştırma, veri karma…
10. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarım Amaçları
Kişisel veri aktarımlarında uygulanacak usul ve esaslar KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olup kişisel veri sahibinin kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri yurtiçi ve yurtdışındaki üçüncü kişilere aktarılabilmektedir. Hizmetlerin yerine getirilmesi için, kişisel verileriniz Kanun ve sair mevzuat (Sigortacılık Kanunu, Vergi Usul Kanunu 1136 sayılı Avukatlık Kanunu ve bu sayılan kanunlara ilişkin sair yönetmelikler, denetleyici ve düzenleyici kurum ve kuruluşların düzenlemeleri ile kamu otoritelerinin zorunlu kıldığı haller dâhil olmak fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere), Orient Sigorta tarafından işlenebilecektir ve Orient Sigorta’nın grup şirketleri [lütfen var ise Orient Sigorta’nın grup şirketlerini ayrı ayrı bu bölümde belirtiniz.], Orient Sigorta’nın hizmet aldığı üçüncü kişiler, anlaşmalı kurumlar, hukuki uyuşmazlıkların çözümü amacıyla avukatlar, vekâlet ilişkisi içerisinde olduğumuz gerçek ve tüzel kişiler, iş ortaklarımız ve diğer üçüncü kişilerle paylaşılabilecektir. Ancak, her halükarda istisna halleri hariç olmak üzere kişisel veriler kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın aktarılamaz.
10.1. Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarımı
KVK Kanunu’nun 8. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt içinde aktarımı işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlıklı 6. bölümünde belirtilen koşullardan birinin sağlanmış olması kaydıyla mümkün olacaktır.
10.2. Kişisel Verilerin Yurt Dışında Aktarımı
KVK Kanunu’nun 9. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması halinde, yurt içi aktarımlarına ilişkin koşulların sağlanmış olmasının yanı sıra aşağıdaki hususlardan birinin varlığı aranmaktadır:
- Aktarım yapılacak ülkenin Kurul tarafından ilân edilen yeterli korumaya sahip ülkeler arasında sayılması veya
- Aktarım yapılacak ülkede yeterli korumanın bulunmaması halinde, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması
10.3. Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişi Grupları
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve işbu Politika kapsamı dâhilinde olan kişisel veri sahiplerinin kişisel verileri aşağıda belirtilen kişi gruplarına belirtilen amaçlar çerçevesinde aktarabilir:
|
KİŞİ GRUPLARI |
TANIM |
AKTARIM AMACI |
|
Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları |
İlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Şirketimizin bilgi ve belgelerini almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları |
İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi çerçevesinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak |
|
Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri |
İlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri |
İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak. |
11. Şirketimizin Aydınlatma Yükümlülüğü
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin toplanması sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmalıdır. Bu kapsamda, Şirketimiz aşağıdaki konularda aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir:
a. Veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimizin unvanı
b. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
c. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
d. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi
e. Kişisel veri sahibinin hakları
12. Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları ve Bu Hakların Kullanılması
KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine yapılması gereken bilgilendirme işbu Politika’nın yanı sıra Orient Sigorta Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Kişisel veri sahipleri, kişisel verilerinin işlenmesi faaliyetlerine ilişkin şikâyet veya taleplerini ilgili formda belirtilen esaslar çerçevesinde tarafımıza ulaştırabilir.
12.1. Başvuru Hakkı
KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, kişisel verileri işlenen herkes Şirketimize başvurarak kendisi ile ilgili aşağıda yer alan konularla ilgili taleplerde bulunabilir:
a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
e. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
f. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g. İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
h. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
12.2. Başvuru Hakkının Kapsamı Dışında Kalan Durumlar
KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince, aşağıdaki hallerde kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:
a. Kişisel verilerinin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi,
b. Kişisel verilerinin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
c. Kişisel verilerinin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
d. Kişisel verilerinin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarî faaliyetler kapsamında işlenmesi,
e. Kişisel verilerinin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
KVK Kanunu’nun 28. maddesinin 2. fıkrası gereğince kişisel veri sahiplerinin haklarını (zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere) ileri sürmeleri mümkün olamayacaktır:
a. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
b. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
c. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
d. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
12.3. Cevap Verme Usulü
KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak Şirketimiz, kişisel veri sahibinin yapmış olduğu başvuru taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
Kişisel veri sahibinin başvurusu aşağıda belirtilen durumlarda reddedilebilecektir:
a. Diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engellemesi
b. Orantısız çaba gerektirmesi
c. Bilginin kamuya açık bir bilgi olması
d. Başkalarının gizliliğini tehlikeye atması
e. KVK Kanunu uyarınca kapsam dışında kalan hallerden birinin mevcut olması
13. Şirket İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri ile İnternet Sitesi Üzerinde Yapılan Veri İşleme Faaliyetleri
13.1. Şirket İçerisinde Kamera ile İzleme
Şirketimizin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak için Şirketimiz içerisinde kamera ile izleme gerçekleştirilmektedir.
KVK Kanunu’nda yer alan düzenlemeler doğrultusunda, Şirketimiz tarafından kamera ile izleme faaliyetine ilişkin olarak internet sitemizde işbu Politika yayımlanmakta ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapıldığına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır.
Kişinin mahremiyetine müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda izleme söz konusu olmamaktadır. Güvenlik kamerası kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanımız ve ihtiyaç duyulması halinde tedarikçi konumunda bulunan güvenlik şirketi çalışanları erişebilmektedir. Kayıtlara erişimi olan söz konusu kişiler imzaladıkları gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
13.2. Şirketi Ziyaret Eden Müşteri Giriş – Çıkışları
Şirketimizi ziyaret eden misafirlerimizin giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir. Şirketimize gelen kişilerin ad-soyad bilgisi elde edilirken söz konusu veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda kayıt sistemine kaydedilmektedir.
13.3. Şirketi Ziyaret Edenlere Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkin Kayıtların Saklanması
Şirketimiz tarafından bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanmaktadır. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 sayılı Kanun ve bu Kanun’a göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya Şirketimiz içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir. Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına sadece gizlilik taahhüdü altında bulunan sınırlı sayıda çalışanımızın erişimi bulunmaktadır. Söz konusu kayıtlara erişimi olan çalışanlarımız, bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşılmaktadır.
13.4. İnternet Sitesi Ziyaretçileri
Şirketimize ait internet sitesini ziyaret eden kişilerin ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde ziyaretlerini gerçekleştirebilmeleri için kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterilebilmesi ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunulabilmesi için (teknik vasıtalar ile örneğin cookie) site içerisindeki internet hareketleri kaydedilmektedir. Şirketimizin bu faaliyetleri ile ilgili detaylı açıklamalar internet sitemizde Gizlilik Politikaları metinleri içerisinde yer almaktadır.
14. KVK Kanunu Açısından Önem Arz Eden Tarihler
|
7 Nisan 2016 |
Aksi belirtilmedikçe KVK Kanunu hükümleri yayım tarihi olan 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmektedir. |
|
7 Ekim 2016 |
KVK Kanunu’nun aşağıda başlıkları yer alan hükümleri 7 Ekim 2016 tarihinde yürürlüğe girmektedir: a. Kişisel verilerin üçüncü kişilere ve yurtdışına aktarımına ilişkin hükümler b. Kişisel veri sahibinin haklarına ilişkin hükümler c. Kişisel veri sahibinin KVK Kurulu’na şikâyette bulunmasına ilişkin düzenlemeler d. KVK Kanunu’ndan doğan suç ve kabahatlere ilişkin hükümler |
|
7 Nisan 2017 |
7 Nisan 2016 tarihinden önce hukuka uygun olarak işlenmiş kişisel verilere ilişkin olarak 7 Nisan 2017 tarihine kadar kişisel veri sahiplerinin aksine bir beyanı olmaması halinde KVK Kanunu’na uygun olarak işlendiği kabul edilir. |
|
7 Nisan 2018 |
7 Nisan 2016 tarihinden önce işlenmiş olan kişisel veriler, 7 Nisan 2018 tarihine kadar KVK Kanunu’na uyumlu hale getirilir. |
İşbu Politika, gerekli görüldüğü hallerde Orient Sigorta tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde, Politika’nın en güncel haline Şirket’in internet sitesinde yer verilecektir.