ORIENT SİGORTA ANONİM ŞİRKETİ ÇALIŞAN ADAYLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN POLİTİKA
1. Amaç
Orient Sigorta Anonim Şirketi (“Orient Sigorta” veya “Şirket”), çalışan adaylarının kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır. Orient Sigorta çalışan adaylarının kişisel verilerinin işlenmesinde işbu “Orient Sigorta Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Politika” (“Politika”) uygulanacaktır.
Bu Politika ile Orient Sigorta çalışan adaylarına ilişkin olarak aşağıdaki hususlarda bilgilendirme yapılması amaçlanmaktadır:
2. Tanımlar
|
Açık rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
|
Anonim hale getirme |
Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi |
|
Kişisel veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi |
|
Kişisel verilerin işlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem |
|
Kanun |
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
|
Kurul |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
|
Özel nitelikli kişisel veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
|
Çalışan Adayı |
Orient Sigorta’ya iş başvurusunda bulunarak kişisel bilgilerini erişilebilir kılan gerçek kişi |
|
|
|
3. Genel İlkeler
Çalışan Adaylarına ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak aşağıda sayılan ilkeler hâkimdir:
4. Kişisel Verilerin İşlenmesi
4.1.Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Çalışan Adaylarının kişisel verileri Kanun’un 5. maddesinde sayılan veri işleme şartları ile uyumlu olarak işlenmektedir. Aşağıda sayılanlardan birinin varlığı halinde, Orient Sigorta, çalışan adaylarının kişisel verilerini açık rıza aranmaksızın işleyebilecektir:
a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
b. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
c. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
d. Orient Sigorta’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
e. Çalışan Adayı’nın kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
f. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
g. Temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Orient Sigorta’nın meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
4.2.Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Hukuka aykırı olarak işlendiği takdirde ayrımcılığa maruz kalma riski taşıyan özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’un 6. maddesinde sayılan veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir.
Özel nitelikli kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla, aşağıda sayılan hallerde çalışan adayının açık rızası olmaksızın özel nitelikli kişisel verilerinin işlenebilmesi mümkün olacaktır:
a. Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi
Kişisel sağlık verileri; (i) Kurul tarafından öngörülecek yeterli önlemleri almak, (ii) genel ilkelere uygun davranmak, (iii) sır saklama yükümlülüğü altında bulunmak kaydıyla aşağıda sıralanan şartlardan birinin varlığı halinde işlenebilecektir:
- Çalışan Adayı’nın yazılı açık rızası
- Kamu sağlığının korunması
- Koruyucu hekimlik
- Tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
- Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi
b. Sağlık ve Cinsel Hayat Dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Bu kapsamdaki verilerin, çalışan adayının açık rızasının bulunması durumunda veya kanunlarda öngörülen hallerde işlenmesi mümkün olacaktır.
5. Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü
Orient Sigorta, çalışan adaylarının kişisel verilerini işbu Politika’da belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir.
Orient Sigorta tarafından toplanan ve kullanılan, çalışan adaylarına ait kişisel veriler özellikle şunlardır:
|
|
Kişisel Verinin İçeriği |
|
Genel |
Adı soyadı, fotoğraf, cinsiyet, adres, telefon numarası, doğum tarihi, medeni hali, e-posta adresi ile yabancı uyruklu çalışanlar bakımından vergi kimlik numarası, pasaport, çalışma vizesi vs. |
|
Aday Personel Verisi |
Firmaya iş başvurusunda bulunarak veya herhangi bir yolla özgeçmişini ve ilgili bilgilerini Firma'ya erişilebilir kılan gerçek kişiler |
|
Özlük Verisi |
Çalışanın veya Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri (Özlük dosyasına giren kimlik bilgileri, iş başvuru formu, vesikalık fotoğraf, eğitim bilgileri vs.) |
5.1. Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları
Orient Sigorta, aday personele ait verileri (aday personel verisi, özlük verisi) işe alım ve temel insan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi amacıyla İnsan Kaynakları tarafından işlemektedir.
6. Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin İşlenme Sürecine İlişkin Açıklamalar
a. Orient Sigorta, çalışan adaylarına ait kişisel verileri kullanım amacı ortadan kalksa da, başka bir kanunda öngörülmesi veya ilgili çalışan adayı tarafından ayrıca bir rızanın verilmesi halinde saklamaya devam edebilir. Bu istisnai durum haricinde, veri işleme amacının ortadan kalkması söz konusu olduğunda bahsi geçen kişisel veriler Orient Sigorta tarafından derhal silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilecektir.
7. Çalışan Adayının Sahip Olduğu Haklar
Kanun’un 11. maddesi uyarınca, kişisel verileri işlenen çalışan adayı, Orient Sigorta’ya başvurarak aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilir:
b. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
c. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
d. Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
e. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
f. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
h. İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
i. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
Çalışan Adayları, Kanun’dan doğan taleplerini “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Orient Sigorta başvuru taleplerini Kanun’un 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, red nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.
Çalışan Adayı, işbu Politika’ya konu kişisel verilerinin tam, doğru ve güncel olduğunu taahhüt etmektedir. Kişisel verilerine ilişkin herhangi bir değişikliğin söz konusu olması halinde, Orient Sigorta’yı bilgilendirerek kişisel verilerinin güncellenmesini talep edebilecektir. Çalışan Adayı’nın doğru ve güncel bilgi sağlamamış olması halinde, Orient Sigorta’nın hiçbir sorumluluğu olmayacaktır.
8. Kişisel Verilerinin Güvenliği
Orient Sigorta, çalışan adaylarının kişisel verilerini korumak için uygun idari ve teknik tüm tedbirleri uygulamakla yükümlüdür. Veri kaybı, izinsiz kullanım, çoğaltma, erişim, değiştirilme tehditlerine karşı düzenlenmekte olan idari ve teknik önlemler aşağıdaki gibidir:
İşbu Politika, gerekli görüldüğü hallerde Orient Sigorta tarafından revize edilebilir.